之前跟大家分享了電郵仍然是很有效的推廣工具，作為市場推廣人員最重要清楚知道每次推廣的目的及受眾是誰。一封成功而引人入勝的電郵，必須要具備以下五項元素：
1 標題（Subject）：吸引的電郵標題。
2 寄件者（Sender）：清楚的寄件人名稱，採用公司網址的電郵較好，例如：promotion@plugmedia.hk），再進一步可以顯示是某某公司客戶服務或市場推廣部門的名稱（例如：PCM 市場推廣部）。
3 格式（Format）：使用 html5 格式，不能只附上一張圖片檔案（jpeg）。
4 個人化（Personalization）：如果可以，配上客戶的稱呼，讓人感覺更親切及提供私人特別禮遇（例如：陳大文先生，你好，我們特別為你呈獻以下個別優惠⋯⋯）。讓客戶覺得自己有如尊貴客戶（VIP），地位超然，自然開心及願意繼續接收你的推廣，甚至是硬銷（hard sell）的電郵。
5 電郵伺服器（Email server）：以上四項俱備，最後是擁有可發送大量電郵的獨立伺服器。
務必採用獨立伺服器
為甚麼需要獨立的電郵發送伺服器呢？試想像，每次發送的電郵往往超過 5 萬或 10 萬封以上，如果使用公司內部日常運作的電郵伺服器，有機會在發放大量電郵時超出負荷而停機（down server），嚴重可導致公司日常運作停頓。一間公司只依賴單一伺服器，一旦停機，內聯網、電商網站、員工對外發送電郵等全部癱瘓，影響所及和經濟損失真的難以估計。事實上，在市場上租用專業伺服器一個月，也是數百元起，叮囑大家別因小失大。
利用現成的電郵發送系統，不但方便儲存及整理客戶資料，每次推廣電郵發送後，都可自動更新資料庫。同時，大多提供簡單易用的操作介面，方便市場推廣人員設計及發送電郵。最重要的是背後有完善及自動化追蹤功能，幫助了解推廣成效及作大數據分析。
集齊以上所有發送電郵的基本條件及系統配套，才能事半功倍、才可成功地將推廣訊息發送給客戶及目標受眾，也會大大提升電郵的接收率、開啟率、及電郵內附設的連結點擊率。這才是有效的電郵推廣策略。
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